E-facturatie verplicht vanaf 1 januari 2026: wat betekent dit voor jou als ondernemer?

Vanaf 1 januari 2026 worden alle Belgische ondernemingen, ongeacht hun grootte, verplicht om e-facturatie te gebruiken. Geen facturen meer op papier of in PDF-formaat.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is de uitwisseling van facturen tussen leveranciers en kopers in een geïntegreerd elektronisch formaat.

Een e-factuur is geen ingescande papieren factuur of een PDF-versie ervan. Het gaat om XML of UBL-bestanden die opgebouwd zijn volgens een universele structuur. Vandaar spreken we over gestructureerde elektronische facturen of GEF’s. Op deze manier kunnen de meeste boekhoudpakketten dit bestand herkennen en verwerken met een minimale manuele tussenkomst.

E-facturen worden niet via e-mail verstuurd, maar via het Peppol-netwerk. Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het werd speciaal ontworpen om digitale zakelijke documenten veilig te versturen.

Waarom wordt e-facturatie verplicht?

In het kader van de Europese Richtlijn 2014/55/EU verplichten almaar meer overheden in Europa het gebruik van de elektronische factuur. Sinds 2024 mogen Europese lidstaten e-facturatie verplichten, tegen 2028 zal dit voor alle lidstaten verplicht zijn. Ze doet dit vooral om btw-fraude te vermijden.

Voor wie wordt e-facturatie verplicht?

In België is elektronisch factureren vandaag al verplicht voor bedrijven die facturen uitschrijven aan de federale en de Vlaamse overheid. Vanaf 1 januari 2026 wordt dit ook de norm voor alle transacties tussen belastingplichtige ondernemingen onderling. Dat betekent dus in principe dat elk bedrijf vanaf 2026 moet overschakelen op elektronische factureren. De verplichting geldt dus zowel voor grote bedrijven en kmo’s als voor eenmanszaken.

Wat heb je nodig om elektronisch te factureren?

• Een facturatietool, om de factuur op te maken in een XML- of UBL-formaat
• Toegang tot het PEPPOL-netwerk, via een PEPPOL access point
• Documentverwerkingtool, om de facturen in te lezen en te verwerking in de boekhouding