Sinds 18 maart 2020 is telethuiswerk verplicht bij alle niet-essentiële bedrijven, welke grootte zij ook hebben, voor alle personeelsleden wiens functie zich ertoe leent. Kan u, als werkgever, hiervoor een onkostenvergoeding toekennen?

Een werkgever moet (tenzij anders overeengekomen) de telethuiswerker alle hulpmiddelen ter beschikking stellen die nodig zijn voor de uitvoering van het werk. Gezien de verplichting tot telethuiswerk op korte termijn werd ingevoerd door de regering, was het vermoedelijk niet voor alle werkgever mogelijk om de materiële hulpmiddelen ter beschikking te stellen. Kan u om die reden als werkgever beslissen om een onkostenvergoeding toe te kennen aan telethuiswerkers?

Een forfaitaire onkostenvergoeding als alternatief voor de terugbetaling van kosten

Enerzijds heb je de mogelijkheid om kosten terug te betalen op basis van werkelijk gemaakte kosten. Daarbij gebeurt de terugbetaling op basis van bijvoorbeeld facturen en onkostennota’s. Met een forfaitaire kostenvergoedingen anderzijds kan de werkgever de administratieve last verlichten en gaat de werkgever deze bewijsstukken niet structureel opvragen en bijhouden. Meestal gaat het om relatief kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, al moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. Net daarom zijn de grensbedragen van de RSZ én de fiscale rulingpraktijk belangrijk.

Uitgavencategorieën bij telethuiswerk

Twee uitgavencategorieën zijn typisch voor telethuiswerk:

• De bureauvergoeding, en
• De BYOD-vergoeding (BYOD staat voor bring your own device.)

Een werkgever die de normbedragen van RSZ en fiscus naleeft kan een forfaitaire onkostenvergoeding toekennen, onbelast en niet onderworpen aan RSZ-bijdragen. De werkgever kan beide forfaitaire onkostenvergoedingen combineren.

1) Bureauvergoeding

• Normbedrag tot 31 maart 2020: 126,94 EUR/maand
• Normbedrag vanaf 1 april 2020: 129,48 EUR/maand

De RSZ en de fiscus aanvaarden deze forfaitaire bedragen als vergoeding voor de kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik van een bureau, zoals kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering.

Bij telethuiswerk wegens COVID-19 kan de werkgever deze forfaitaire vergoeding toekennen aan alle werknemers die van thuis uit werken. De werkgever moet daarbij geen rekening houden met de functie of verantwoordelijkheden van de werknemers. Een schriftelijke telewerkovereenkomst (als bijlage bij de arbeidsovereenkomst) is geen vereiste bij telethuiswerk wegens COVID-19.

De werkgever mag het volledige normbedrag ook toepassen indien de werknemer wegens COVID-19 slechts deeltijds van thuis uit werkt.

De posities van RSZ en de fiscus zijn op elkaar afgestemd, doch dien je voor het fiscale aspect een rulingaanvraag ,die nu ook tijdelijk vereenvoudigd is, in te dienen via mail op volgend emailadres dvbsda@minfin.fed.be.

2) BYOD-vergoeding

• Normbedrag privé-pc of privé-laptop: 20 EUR/maand
• Normbedrag privé-internetverbinding: 20 EUR/maand

De RSZ en fiscus aanvaarden deze bedragen indien de werknemer professioneel gebruik maakt van zijn of haar persoonlijke computer en internetverbinding. Deze forfait kan uiteraard enkel toegepast worden als de werknemer op regelmatige basis gebruik maakt van de eigen computer en internetverbinding. De werkgever mag daarnaast nog niet op een andere manier zijn tussengekomen in de kosten van computer en internet.

De werkgever mag het volledige normbedrag ook toepassen indien de werknemer wegens COVID-19 slechts deeltijds van thuis uit werkt.

De posities van RSZ en de fiscus zijn op elkaar afgestemd sinds de BYOD-circulaire uit 2014 (circulaire Ci.RH.241/616.975 van 16 januari 2014).

Een forfaitaire vergoeding tijdens een periode van tijdelijke werkloosheid of bij ziekte?

Werkgevers kennen best geen maandelijkse vergoeding toe voor de periodes van schorsing van de arbeidsovereenkomst waarin de werknemer geen kosten oploopt. Dat zal meestal het geval zijn tijdens een langere periode van tijdelijke werkloosheid, vakantie of arbeidsongeschiktheid.

Toch is het mogelijk dat de werknemer een aantal vaste basisuitgaven oploopt tijdens de schorsing, ook al levert hij of zij geen arbeidsprestaties. Zo zou de werkgever een maandelijkse vergoeding voor telethuiswerk ook kunnen toekennen tijdens de vakantie of wanneer de werknemer minder dan één maand arbeidsongeschikt is. Eventueel kan men ook overwegen om een vergoeding pro rata de arbeidsprestaties toe te kennen.

Wat met bestaande systemen van forfaitaire onkostenvergoedingen?

Werkgevers die voorafgaand aan COVID-19 al een systeem van forfaitaire onkostenvergoedingen hadden geïmplementeerd, kunnen dat gewoon blijven toepassen. De RSZ-normbedragen zijn niet gewijzigd naar aanleiding van COVID-19. Wel is het zo dat de fiscale rulings voorafgaand aan COVID-19 de normbedragen liet variëren tussen 15 EUR/maand en 125 EUR/maand, afhankelijk van de functie van de werknemer.

Werknemers die vóór de coronacrisis reeds thuiswerkten op basis van een formele overeenkomst voor telewerk, ontvangen in principe gewoon verder de vergoeding die zij al ontvingen voor hun thuisprestaties (d.i. 10% van hun brutoloon dat gelinkt is aan het telewerk). Opgelet, het (bijkomend) telewerk dat zij verrichten in het kader van de coronacrisis heeft geen invloed op het brutoloon dat in aanmerking wordt genomen. Hun kostenvergoeding blijft dus dezelfde, zelfs al werken zij nu voor 100% van thuis uit.

Indien het resultaat van deze berekening lager zou liggen dan de algemene kostenvergoeding van 126,94 euro voor bureaukosten, mag de vergoeding in functie van het brutoloon ook tijdelijk vervangen worden door het forfait.

De terugbetaling van kosten

De RSZ en de fiscus voorzien geen normbedragen voor andere professionele kosten die de werknemer maakt bij telethuiswerk. Het is nochtans niet denkbeeldig dat de werknemer bijvoorbeeld een extra beeldscherm nodig heeft. Wij raden aan om voor deze professionele uitgaven een systeem van terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken zoals facturen en onkostennota’s te hanteren.

Transparante en coherente communicatie zijn hierbij heel belangrijk. Dat is extra belangrijk voor werkgevers die geen ondernemingspolicy hebben voor de terugbetaling van kosten. Het moet voor werknemers duidelijk zijn dat de werkgever enkel professionele uitgaven zal vergoeden en dat een (voorafgaand) akkoord vereist is.

Het spreekt voor zich dat werknemers geen twee keer langs de kassa mogen passeren. Kosten terugbetalen die al worden gedekt door een forfaitaire vergoeding kan niet. Dit “dubbel gebruik” zet de forfaitaire vergoeding op losse schroeven. Bij een controle loopt de werkgever het risico dat de vergoeding kwalificeert als loon.

Photo by Andrew Neel on Unsplash